Kick-off Meeting Untuk Kontraktor

Kick-off meeting tidak hanya sebagai media komunikasi penting di awal proyek antar pihak yang terlibat di proyek, namun juga dapat menjadi media komunikasi penting bagi kebutuhan internal suatu pihak tak terkecuali kontraktor yang berperan sebagai pemilik proyek bagi para subkontraktor, suplier, dan mandor.
Ini ada ide baru yang tercetus setelah menulis mengenai kick-off meeting. Begitu besar manfaat kick-off meeting sedemikian rasanya cukup membantu kontraktor dalam memulai proyek. Bagaimana sebaiknya kontraktor mengadakan kick-off meeting internalnya?

Mengapa Kontraktor Sebaiknya Mengadakan Kick-off Meeting Internal?
Dalam proyek, kontraktor adalah pihak yang melaksanakan, pihak yang membuat proyek yang masih dalam bentuk dokumen gambar dan naskah spesifikasi menjadi wujud fisik. Banyak permasalahan yang terjadi sesuai kompleksitas yang ada. Pihak yang terlibat dalam aspek pelaksanaan ini juga sangat banyak dan variatif. Mulai dari manajemen kontraktor, tim proyek, subkontraktor, supplier, mandor, dan pihak-pihak lain yang terkait. Dengan kondisi tersebut, rasanya dari sudut maksud dan tujuan kick-off meeting dengan memperhatikan problematika yang akan dihadapi oleh kontraktor, maka sangat penting bagi kontraktor untuk menyelenggarakan meeting ini.

Mekanisme Kick-off Meeting Kontraktor
Namun problem yang dihadapi adalah bahwa tidak semua pihak terutama pihak ketiga telah ditunjuk saat proyek dimulai. Ada kalanya subkontraktor baru ditunjuk setelah beberapa waktu proyek dimulai, demikian pula suplier dan mandor. Ini menjadi tantangan kontraktor untuk menyelenggarakan kick-off meeting. Dalam kasus ini, saya merekomendasikan agar kick-off meeting dibuat secara periodik sesuai kebutuhan atau berdasarkan milestone pekerjaan yang akan dilaksanakan. Sebagai contoh untuk proyek gedung, diusulkan periodik melaksanakan kick-off meeting adalah sebagai berikut: 

1. Awal pelaksanaan proyek. 
Saat ini peserta adalah manajemen dan tim proyek. Ini meeting internal pertama dengan maksud menyamakan tone personil proyek. Jika pihak ketiga atas pelaksanaan pekerjaan persiapan dan pondasi telah diputuskan, maka pihak ketiga tersebut dapat diundang. 

2. Sebelum pekerjaan struktur dimulai. 
Saat ini fokus adalah pada kesamaan misi dan komitmen dengan pihak ketiga yang akan melaksanakan pekerjaan struktur.

3.  Sebelum pekerjaan Finishing dan M/E. 
Saat ini fokus adalah untuk menyamakan persepsi, misi, dan komitmen dengan pihak ketiga yang akan melaksanakan pekerjaan finsihing dan M/E.

Hampir sama dengan Kick-off meeting bagi Pemilik proyek, pada kick-off meeting kontraktor, yang memimpin haruslah project manager. Hal ini lebih dikarenakan perlunya project manager untuk mendapatkan dukungan dan komitmen dari para pihak (pihak ketiga) yang akan melaksanakan proyek. Perlu diingat bahwa kontraktor sangat tergantung keberhasilannya atas kinerja dari pihak ketiga. Sehingga pihak ketiga harus dipandang sebagai mitra penting yang dalam pelaksanaan proyek harus saling bantu layaknya suatu teamwork yang solid.

Apa yang dibahas?
Mengenai materi pembahasan, tidak jauh berbeda dengan Kick-off meeting yang diselenggarakan oleh Pemilik proyek. Hanya saja aspek-aspek yang dibahas tentu dari sudut pandang kontraktor. Berdasarkan pengalaman, saya tuangkan pola pikir yang harus dibahas dalam kick-off meeting ala kontraktor sebagai berikut: 

* Perkenalan tim proyek 
* Penyampaian project overview. Di sini, peserta diberikan informasi yang cukup mengenai garis besar proyek yang akan dilaksanakan. Dapat pula disampaikan kondisi update atas informasi mengenai proyek. 
* Menanamkan visi-misi proyek. Pembahasan objective atau sasaran atau target proyek. Disampaikan pula harapan masing-masing pihak. Di sesi ini harus disampaikan objective dan harapan pemilik proyek. Hal ini agar terjadi keselarasan dalam pelaksanaan proyek.
*  Pembahasan ruang lingkup pekerjaan proyek. Perlu dibahas pula keterkaitan suatu pekerjaan oleh suatu pihak dengan pekerjaan lain oleh pihak lain. Di sini sangat penting dibahas mengenai peran masing-masing pihak dalam kelancaran bagi pihak lainnya. 
* Diskusi mengenai critical success factor secara umum dan pada masing-masing pekerjaan yang akan dimulai.
*  Pembahasan risiko utama dan penanganannya serta pembagian tugas.
*  Pembahasan tanggung jawab dan aturan main / SOP 
*  Pembahasan target schedule pelaksanaan dan milestone. Dalam sesi ini perlu didetailkan masalah target fabrikasi, pengiriman barang, dan pelaksanaannya.
*  Pembahasan metode pelaksanaan utama yang harus diketahui oleh para pihak untuk menyelaraskan pelaksanaan.
*  Rencana komunikasi proyek 
*  Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang. 
*  Penyampaian dokumen gambar maupun spesifikasi yang update.
*  Penyampaian SOP atau aturan main dari Pemilik proyek yang terkait dengan pihak ketiga
 
Perbedaan Dengan Kick-off Meeting oleh Pemilik Proyek
Dari pembahasan di atas, agenda meeting ini pada prinsipnya sama. Perbedaannya adalah pada sudut pandang dan tingkat detail pembahasan serta hal-hal yang sudah ditetapkan oleh Pemilik proyek yang harus dikomunikasikan kepada pihak ketiga. Sehingga dapat dipahami apabila kick-off meeting kontraktor akan membutuhkan waktu yang lebih lama dan persiapan yang lebih detail.

Agar pelaksanaannya lebih praktis, akan sangat baik untuk menyiapkan dokumen dan presentasi standar untuk meeting ini. Persiapan dan notulennya juga harus didokumentasikan dengan baik untuk memudahkan proses pelaksanaan dan meeting berikutnya mengingat kick-off meeting membawa konsekuensi review meeting ini pada meeting-meeting berikutnya.

sumber