Klausul ISO 9001 : 2008

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 memiliki 8 prinsip yang merupakan ruh atau jiwa standar ISO 9001:2008. Kami pernah mengulasnya dengan judul “Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008″. Kedelapan prinsip ini menjiwai 8 Klausul ISO 9001:2008 yang berisi sederet persyaratan yang harus diterapkan. Delapan  prinsip ISO 9001:2008 bagaikan Pancasila, dan 8 klausul  ISO 9001:2008 bagaikan UUD 1945 yang berisi beberapa pasal. Nah, klausul ISO 9001 inilah yang dijadikan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.  Standar ISO 9001:2008 memuat 8 klausul yang berisi beberapa persyaratan dalam bahasa legal formal sehingga barangkali sulit untuk dipahami oleh orang-orang yang baru membaca standar ISO 9001 ini. Oleh karena itu, kami akan memberikan sedikit komentar atau rangkuman untuk beberapa klausul yang menurut kami perlu untuk dijelaskan. Berikut ini adalah klausul / persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISo 9001:2008
Klausul 1 – Ruang Lingkup
1.1 – Umum
1.2 – Penerapan
Klausul 2 – Acuan Standard
Klausul 3 – Istilah dan Definisi
Klausul 1 – 3 hanya bersifat sebagai pengantar standar ISO 9001:2008. Dalam 3 klausul ini, belum ada pesyaratan yang harus dijalankan. Hanya saja, Klausul 1.2 menjelaskan bahwa klausul 4-8 wajib untuk diterapkan secara penuh kecuali klausul 7, maka salah satu atau lebih Sub Klausul boleh tidak diterapkan bila memang tidak terdapat proses atau kegiatan di organisasi anda yang berkaitan dengan klausul tersebut.

Klausul 4 – Sistem Manajemen Mutu
4.1 – Persyaratan Umum
4.2 – Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 – Umum
4.2.2 – Manual Mutu
4.2.3 – Pengendalian Dokumen
4.2.4 – Pengendalian Rekaman

Klausul 4 secara umum berisi tentang persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan ISO 9001:2008 maka anda diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, 6 Prosedur Wajib, prosedur kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu (form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan) yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan operasional organisasi anda.
Anda juga diminta untuk mengendalikan dokumen dan form / catatan mutu / rekaman mutu termasuk tata cara penetapan atau pengesahan, revisi, distribusi, penyimpanan dan cara pemusnahannya.

Klausul 5 – Tanggungjawab Manajemen
5.1 – Komitmen Manajemen
5.2 – Fokus Pelanggan
5.3 – Kebijakan Mutu
5.4 – Perencanaan
5.4.1 – Sasaran Mutu
5.4.2 – Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
5.5 – Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1 – Tanggungjawab dan Wewenang
5.5.2 – Wakil Manajemen
5.6 – Tinjauan Manajemen
5.6.1 – Umum
5.6.2 – Masukan Tinjauan
5.6.3 – Keluaran Tinjauan

Klausul 5 berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh Top Manajemen seperti penetapan struktur organisasi, job description, penetapan sasaran mutu (quality objective), penunjukkan management representative (perwakilan manajemen), dan pelaksanaan salah satu dari dua kegiatan yang harus dijalankan secara rutin dalam periode waktu tertentu: Rapat Tinjauan Manajemen. Klausul 5.6.2 berisi tentang 7 agenda yang wajib dibahas dalam rapat tinjauan manajemen yang pelaksanaannya bisa enam bulan sekali atau setahun sekali tergantung kebijakan perusahaan.

Klausul 6 – Manajemen Sumberdaya
6.1 – Penyediaan Sumber Daya
6.2 – Sumber Daya Manusia
6.2.1 – Umum
6.2.2 – Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran
6.3 – Infrastruktur
6.4 – Lingkungan Kerja

Klausul 6 secara umum berisi persyaratn yang berkaitan dengan pekerjaan HRD dan GA yakni seputar kepegawaian dan Sarana dan Prasarana. Anda diminta untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta mengelola sarana dan prasarana organisasi anda.

Klausul 7 – Realisasi Produk
7.1 – Perencanaan Realisasi Produk
7.2 – Proses Terkait Pelnggan
7.2.1 – Penetapan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk
7.2.2 – Tinjauan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk
7.2.3 – Komunikasi Pelanggan
7.3 – Desain dan Pengembangan
7.3.1 – Perencanaan Desain dan Pengembangan
7.3.2 – Masukan Desain dan Pengembangan
7.3.3 – Keluaran Desain dan Pengembangan
7.3.4 – Tinjauan Desain dan Pengembangan
7.3.5 – Verifikasi Desain dan Pengembangan
7.3.6 – Validasi Desain dan Pengembangan
7.3.7 – Perubahan Desain dan Pengembangan
7.4 – Pembelian
7.4.1 – Proses Pembelian
7.4.2 – Informasi Pembelian
7.4.3 – Verifikasi Produk Yang Dibeli
7.5 – Produksi dan Penyediaan Jasa
7.5.1 – Pengendalian Proses Produksi dan Penyediaan Jasa
7.5.2 – Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa
7.5.3 – Identifikasi dan Mampu Telusur
7.5.4 – Barang Milik Pelanggan
7.5.5 – Penjagaan Produk
7.6 – Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Klausul 7 berisi beberapa persyaratan ISO yang berkaitan dengan realisasi produk dan jasa mulai dari kontrak atau kesepakatan dengan pelanggan sampai produk atau jasa sampai ke tangan pelanggan. Bila diurutkan, klausul 7 ini mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan (schedule), pembelian raw material atau jasa pendukung,  pelaksanaan produksi atau pemberian jasa,  penyimpanan, pengiriman, sampai barang / jasa diterima oleh pelanggan.
Klausul 7 ini mengatur beberapa divisi yang lazim ditemukan di suatu organisasi seperti Marketing, Purchasing, PPIC, Produksi, Gudang, QC, QA, dll. Sebagai contoh, untuk divisi marketing, Anda diminta untuk memantau kepuasan pelanggan (dengan cara survey kepuasan pelanggan) dan menangani keluhan pelanggan; setiap keluhan harus dicatat, ditindaklanjti, dianalisis dan diberikan solusi perbaikan dan pencegahannya di masa mendatang.
Sebagaimana dijelaskan pada klausul 1.2, bila ada salah satu sub klausul yang tidak applicable, maka boleh dikecualikan atau diabaikan. Contohnya, orgnisasi yang bergerak dibidang penjualan (distributor) tentu hanya menjual produk dari produsen lain dan tidak melakukan pengembangan produk (Research and Development), sehingga tidak perlu menerapkan Klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan.

Klausul 8 – Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
8.1 – Sistem Manajemen Mutu
8.2 – Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 – Kepuasan Pelanggan
8.2.2 – Audit Internal
8.2.3 – Pemantauan dan Pengukuran Proses
8.2.4 – Pemantauan dan Pengukuran Produk
8.3 – Pengendalian Ketidaksesuaian Produk
8.4 – Analisis Data
8.5 – Peningkatan
8.5.1 – Peningkatan berkelanjutan
8.5.2 – Tindakan Koreksi
8.5.3 – Tindakan perbaikan
8.5.4 – Tindakan Pencegahan

Klausul 8 seluruhnya berisi tentang Analisis proses secara keseluruhan.  Klausul ini berisi ketentuan empat dari enam prosedur wajib yang harus dibuat yaitu: prosedur Audit Internal (8.2.2), Prosedur Pengendalian Produk / Jasa Tidak Sesuai (8.3), Prosedur Tindakan Perbaikan (8.5.3) dan Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.4).
Secara umum dapat dinyatakan bahwa Klausul 8 menuntut anda untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara; menganalisis demua data masukkan (survey kepuasan pelanggan, keluhan pelangggan, produk reject, kesalahan kerja, dll) termasuk melaksanakan kegiatan audit internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara penerapan dengan Standar ISO 9001:2008 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

sumber